Mỗi ngày, mỗi người đều có 24 giờ bằng nhau. Với 24 giờ đó, có người liên tục hoàn thành các công việc khác nhau, có người làm mãi không xong một việc

Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng sắp xếp thời gian. Đặc biệt, với một người có quá nhiều việc phải làm trong ngày thì phân chia thời gian hiệu quả chính là bí quyết giúp họ thành công.
 
Vậy chia thời gian như thế nào cho hiệu quả khi bạn có nhiều việc phải làm? Đây cũng là câu hỏi bạn thường gặp khi tìm việc làm ở Cần Thơ hay TPHCM. Hãy tham khảo các gợi ý sau đây để có câu trả lời thuyết phục và áp dụng để mang lại hiệu quả công việc tốt nhất.
 
Dành nhiều thời gian hơn để làm việc
 
Trung bình một ngày bạn dành 8 tiếng để làm việc. Nhưng vì đảm nhận dự án mới, vì bạn kiêm nhiệm công việc của đồng nghiệp… hay vì bạn là sếp, khối lượng công việc tăng cao thì bạn cần dành nhiều thời gian hơn để làm việc. Có thể là 9 tiếng, 10 tiếng thậm chí nhiều hơn, tùy vào khối lượng công việc.
 
Với cách này, dù khối lượng công việc của bạn tăng lên nhưng bạn không bị quá nhiều áp lực hay thời gian rượt đuổi. Bạn vẫn đảm bảo được thời gian nghỉ ngơi giữa các việc, vẫn dành thời gian cho gia đình, tham gia các hoạt động khác ngoài công việc.
 
Lập thời gian biểu cụ thể cho từng việc
 
Năng suất công việc của bạn sẽ tăng khi bạn không cố gắng giải quyết mọi việc cùng lúc mà là sắp xếp thời gian riêng cho từng việc. Bạn hãy lên thời gian biểu tối đa cho một việc cần có. Trong thời gian đã được lên lịch, bạn chỉ tập trung vào một công việc duy nhất, có thể khoảng 30-45 phút hoặc hơn. Chỉ sau khi xong công việc đó, bạn hãy thư giãn 5-10 phút và tiếp tục cho công việc tiếp theo. 
 
Với cách sắp xếp thời gian đó, bạn phải tập trung tối đa để hoàn thành việc. Bạn sẽ loại bỏ mọi điều gây xao nhãng như đặt chế độ im lặng cho điện thoại, tắt thông báo, đóng các trình duyệt không liên quan công việc… để làm việc. Dưới áp lực đó, công việc của bạn sẽ hoàn thành đúng thời gian, hiệu quả được đảm bảo mà không bị phân tâm hay bị rối vì công việc khác.
 
Tận dụng thời gian trống
 
Tận dụng thời gian trống cũng là cách hiệu quả đối với những người có quá nhiều việc phải làm, liên tục trong guồng quay công việc.
 
Bạn hãy tận dụng tối đa khoảng thời gian trống giữa các công việc. Ví dụ trong thời gian di chuyển tới địa điểm làm việc, gặp đối tác, đi ra sân bay… bạn dùng để giải quyết những công việc online, những việc hành chính bắt buộc, những việc như check mail, gọi điện, thậm chí là tập thể dục...
 
Khi tận dụng được khoảng thời gian này, bạn sẽ giải quyết được đáng kể những việc tuy nhỏ nhưng lại khá tốn thời gian. Từ đó, bạn có khoảng thời gian dư thừa để ưu tiên cho những việc quan trọng hơn.
 
Ưu tiên việc quan trọng trong khoảng thời gian chất lượng
 
Không phải là chia đều thời gian cho tất cả mọi việc, chia thời gian hiệu quả là bạn biết phân bổ khoảng thời gian phù hợp cho những công việc quan trọng nhất. Bạn nên phân chia công việc theo mức độ khác nhau như: quan trọng và cấp thiết, cấp thiết nhưng không quan trọng, chưa quan trọng và không cấp thiết… Đồng thời cũng chia khoảng thời gian chất lượng của bạn theo các mức độ và sắp xếp tương ứng với tính chất công việc.
 
Khoảng thời gian chất lượng được hiểu là khoảng thời gian mà khả năng tập trung trí lực, sức khỏe, sự sáng tạo của bạn là tốt nhất. Có người xem đó là thời điểm sáng sớm, nhưng cũng có người xem khoảng thời gian chất lượng là vào đêm khuya tĩnh lặng. Bạn hãy tự đánh giá khoảng thời gian chất lượng của bạn và áp dụng nhé.
 
Việc ưu tiên thời gian này giúp bạn vừa tối ưu được thời gian, vừa giúp bạn tăng năng suất, tạo ra đột phá và có được thành tựu mới trong công việc.  
Đặt nhắc nhở và thay đổi lịch khi cần
 
Linh hoạt là điều cần thiết trong phân chia thời gian. Bởi quá trình làm việc sẽ có việc phát sinh, việc phải thay đổi hay cần hoàn thiện gấp. Vì thế, bạn không nên cố định và rập khuôn tuân thủ bảng phân chia thời gian của mình.
 
Tuy nhiên, việc thay đổi thời gian nên hạn chế tối đa, bạn chỉ nên thay đổi ở trường hợp khẩn cấp và quan trọng. Nếu liên tục phải thay đổi thời gian cho công việc ưu tiên thì bạn cần xem lại kế hoạch làm việc và sự sắp xếp công việc của bạn.
 
Bạn cũng nên sử dụng thêm công cụ hỗ trợ nhắc nhở để đảm bảo không quên lịch làm việc, không bỏ sót nhiệm vụ. Ngoài việc luôn có cuốn sổ để ghi chép, bạn hãy sử dụng thêm giấy ghi chú, thông báo trên điện thoại. Đó là điều cần thực sự cần thiết đối với một người bận rộn đặc biệt những người đảm nhận vị trí quan trọng.
 
Khi sắp xếp thời gian hiệu quả, cũng chỉ với 24 giờ nhưng bạn giải quyết được khối lượng công việc gấp 2 lần so với bình thường. Điều này sẽ giúp bạn sớm đạt thành công mới trên con đường phát triển sự nghiệp.
 
Nguyễn Lý